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#85 工数管理DXを活用する現場の声~新入社員編~

弊社のメンバーが DXアプリ「Playth(プレイス)」をどのように活用しているか、現場の生の声をインタビューしてお届けするシリーズ。これまでディレクター編デザイナー編バックオフィス編システムエンジニア編管理職編と開催してきました。

今回は、入社早々テレワークになってしまい戸惑いながらも、DXを活用して業務を軌道に乗せることに成功した「新入社員の DX活用編」をお届けします。

インタビュアー

ディレクター

【 目次 】

  1. 入社早々のテレワークでの不安
  2. 新入社員がテレワークでどうやって仕事を覚えたか?
  3. Playth のここが役立つ:プロジェクトの引継ぎ
  4. Playth のここが役立つ:外部パートナーの発注管理
  5. 単なる「日報登録ツール」とは違う充実した機能
  6. 管理部門との効果的な連携
  7. 普段の業務での活用方法は?
  8. こんな機能があったら、もっと便利?

 

 

入社早々のテレワークでの不安

では梨紗さん、よろしくお願いします。

よろしくお願いします。

梨紗さんは新型コロナウィルスの感染拡大直前に入社されたわけですが、その後すぐ、緊急事態宣言の影響で全社リモートになってしまったんですよね。

そうなんです。

最初はとまどう状況だったと思うのですが、どのように業務に慣れていったのかを聞かせていただけますか?

入社当初はまだ社内でどんなプロジェクトを誰が担当しているかも見えていなかったので、その段階でリモートになってしまったのはやはり不安でした。

それはそうですよねー。


 

 

新入社員がテレワークでどうやって仕事を覚えたか?

その状況からどうやって業務に慣れていったのですか?

少しずつ見えてきたのは、週はじめの全体会議の内容からでした。

全体会議。

はい。Playth の「プロジェクト一覧」の画面を共有しながら、登録されてから1週間以内のプロジェクトを全員で確認(登録後1週間以内のプロジェクトには★印が表示される)していたので、それで少しずつ状況が見えてきました。


ワークログプロジェクト一覧

なるほど。

この人はこのプロジェクトを担当しているんだ。このディレクターさんはたくさんプロジェクトを抱えていて忙しいんだな、といったところから、徐々に状況を把握することができました。

全体会議はそういう効果もあったのですね。

入社してしばらく経ってからは、1on1ミーティングの機会を有効活用しました。

1 on 1 は新入社員に限らず実施していますね。

はい。Playthの稼働時間の画面を上司と共有して、そこから具体的な内容を相談するなどコミュニケーションを図るなかで、徐々に業務の細部や回し方が見えはじめてきました。

部下のワークログ

入社早々リモートで周囲に誰もいない状況だと、 1 on 1 無しでは乗り切るのが難しいですよね。

そう思います。
業務に慣れた今でも、先輩との 1 on 1 で相談できることは学びにつながっています。


 

 

Playth のここが役立つ:プロジェクトの引継ぎ

では、入社後軌道に乗った後のお話を伺いたいと思います。
その後 Playth を使っていて、「ここが役立った」という部分はありますか?

プロジェクトを他のディレクターさんから引き継ぐ際には、プロジェクトの情報が役にたちました。

具体的にはどのようなところですか?

そのプロジェクトが、過去どのくらいの稼働で、どのくらいの請求金額だったのか、社内の誰が何を担当していて、どの外部パートナーにいくらで依頼していたのか、など詳細な情報がデータベース化されていて、知ることができたのが便利でした。

プロジェクト詳細

前任者の頭の中にあるものを全て引き出さなくても、プロジェクトのログがデータに残っているのは便利ですね。

そうですね。「あれも聞いておけばよかった」というのが、Playth を見るとデータに残っているのが助かります。

Playth には色々な活用方法がありますが、入社早々テレワークだった梨紗さんはどのように覚えていかれたのですか?

「こういう活用法があるよ、こう使うと便利だよ」っていうのは特に聞いていなくて。Playthを使っていく中だったり、Playthブログやインタビューを見る中で、こういう使い方もあるんだ、と知っていきました。

なるほど。

最初はあくまでも自分の日報登録のために使っていましたが、ディレクター会議や 1 on 1 で人が使っている画面を見ながら、徐々に色々と知っていきました。

 

 

Playth のここが役立つ:外部パートナーの発注管理

では別の視点から質問させてください。
梨紗さんは普段、外部パートナーさんやオフショア拠点とのやりとりも多いという印象を受けるのですが、その中で何か「Playthのこういう機能が役立った」という機能はありますか?

うーん・・・オフショア拠点に限らず他の外部パートナーさんもそうなのですが、プロジェクトへの外部パートナー登録のところですかね。

プロジェクトに外部パートナーとその予算を登録すると、工数として加算される部分ですね。

はい。例えば、プロジェクトが始まる時にあらかじめ外部パートナー金額を入れておくと、工数が予想できます。
外部パートナーさんの割合が大きい案件などでは特に便利です。

なるほど。そこにプロジェクトメンバーの稼働が加算されて、最終的にプロジェクトの収支が決まるので、初めから費用の決まっている外部パートナーの金額を登録しておけば、安心して予算を管理できそうですね。

ワークログのバーを見れば、あとどのくらい時間が使えそうかな?と分かるので。

プロジェクト収支・予実管理

なるほど、それは合理的で便利な使い方ですね!

 

 

単なる「日報登録ツール」とは違う充実した機能

梨紗さんはスパイスに入る前に、前職で日報登録や売上管理のようなツールは使ったことがありましたか?

Web 業界ではどこの会社にもありましたが、自社開発ではないもので、ただ単に1日の工数をつけていただけでした。

機能は Playth のようなものですか?

Playthのように、全体の工数が見られたり、外部パートナーさんの詳細が見られたりというのはなかったですね。細かい作業などを登録する機能もなかったですし。

確かに Playth ではプロジェクトの全体像が可視化されているのは便利ですね。

ユーザー&作業区分ごとの稼働状況

そもそもディレクター業務はスパイスが初めてで、工数の管理をしたり、売上を見たりするのも初めてでした。Playthを使うことで、自分だけでなくプロジェクト全体の作業の割合や詳細、かかった期間も見られるので便利ですね。

はじめてのディレクター業務だったのですね!
しかも入社早々テレワークとなり、かなり不安だったかと思いますが、うまく DX を活用して乗り切ってこられた梨紗さんの状況がリアルに見えてきました。

 

 

管理部門との効果的な連携

毎月の売上収支会議の前に、諸星さんから売上収支表を確認するようにチャットで依頼があることで、1か月の振り返りができるのも助かっています。

そう言っていただけるとありがたいです。

外部パートナーさんとのやりとりが多いと、この請求したかな?と請求漏れが不安になります。振り返りの機会があるとそういったことが未然に防げていいですね。

プロジェクトのログデータは、振り返りには最適ですね!

 

 

普段の業務での活用方法は?

あとは・・・日報登録などで、ご自分の時間の使い方の改善に活用できましたか?

私、今は運用業務が多いんですよ。だから、今月と先月の比較で使うことが多いです。
稼働時間が先月より多かったり少なかったりすると、何かプラスの業務があったのかな?作業が遅かったのかな?先方からの問い合わせが多かったのかな?など見るために使っていますね。

毎月定期的に発生するような運用業務は「プロジェクトタグ」機能を利用すると便利ですね。

はい。「プロジェクトタグ」で各月のプロジェクトを結びつけることができるので、昨年度の同時期までの状況と比較してみることが多いです。

プロジェクト収支一覧
 

 

こんな機能があったら、もっと便利?

今後こんな機能が欲しいというものはありますか?

これだけいっぱい機能があるので、勤怠システムもPlaythに組み込んでしまったらいいんじゃないかなと思います。

確かに。今は他のアプリを使っているので、 Playth 一つで完結できると便利ですよね。

はい。Playth は色々なものが可視化されているのが便利なので、有休があと何日残ってるかな、と有休残数が見られたり。

あー、それいいですね!
忙しい人だと、勤怠管理表を開いている暇がないかもしれませんしね。

他には何かありますか?

日報未登録時のリマインドメールなどは助かっているので、プロジェクトの工数をオーバーしそうだったら「あと〇円で予算をオーバーします」というような、アラートが飛ぶようになったらいいですね。
一番よく見るのは「稼働実績」のところなのですが、忙しくてオーバーしていることに気づけないといけないので。

それは他のディレクターさんからも要望がありましたので是非アップデートに期待しましょう!

いかがでしたでしょうか?

過去にお届けしたディレクター編と比較してみると、同じディレクターとして共通した意見もあるものの、また違う視点での意見も飛び出し、なかなか新鮮ですね。
今後に向けて、ますます使いやすいアプリへとブラッシュアップを重ねているところです。

ディレクター・プロジェクトマネジャーデザイナーエンジニアバックオフィス管理職に新人メンバー。職種や役職を選ばず、すぐにお使いいただける工数管理アプリ「Playth」。一度お使いいただくと、そのメリットを実感いただけるかと思います。ぜひお気軽にお問い合わせください。