#35 悩める上司へ～キャパシティが狭い部下への3つの処方箋～2/3
「部下のキャパシティが小さい（狭い）・・・」そんな悩みを持つ上司に向けた対処法について、キャパシティの狭さに関連する以下3つの原因を軸に、全3回にわたって解説しています。
②頼まれたら断れない
今回は第2回目、「②頼まれたら断れない」についてです。
②頼まれたら断れない
頼まれたら断れないというのは単純に「気が弱い」というのもありますが、今、自分が抱えている業務量をざっくりとしか把握していないというケースが多いです。
自分の業務量を客観的にきっちり把握していれば自分がこなせる内容であるかどうか明確に分かるものを、曖昧に把握しているがゆえに「頑張ればできるかも」という精神論的な考えのもとでつい受けてしまう・・・というパターンです。
そのような部下に対しての効果的なサポートが1 on 1ミーティング。「今、こういう状況だね」と、今の部下の状況を定期的に把握し共有。現状の業務量を感覚的にではなく定量的に把握できるように促します。業務量を定量的に把握できていれば、定性的な精神論で判断することがなくなるのです。
業務状況を定量化するのに有効なのが、工数管理ができるアプリケーション。例えば弊社で利用している工数管理アプリ「Playth（プレイス）」のワークログアプリでは、個々人の稼働状況やプロジェクトの状況を見える化・データ化できるようになっていますので、1 on 1ミーティングで業務量を定量化する精度を上げることが可能です。
例えば、自分が今複数のプロジェクトを抱えていたとすれば、どのプロジェクトにどのくらい時間を使っているか、またどのプロジェクトが佳境に入っていくか、といった時期も見えてきます。また自分だけでなく、他のプロジェクトメンバーも含めて、その案件がどんな稼働状況にあるかが見えるのです。
例えば、ある案件のディレクターとシステムエンジニアの稼働が大きくなっていたら、「今、サイトの設計をしているところだな」と読み取れます。自分がその案件にデザイナーとしてアサインされていたとすれば、「再来週くらいからデザイン作業が発生しそうだな」と忙しくなるタイミングが予想できます。DXシステムを有効に活用することで、自分の現在と未来の業務状況を定量的に認識することができるのです。
また、「断れない人」にはもう一つの特徴があります。
断れない人は、人に頼むのも苦手なのです。
人に頼めないので、自分が忙しい時でも全部自分で回そうとしてしまいます。
こういったケースでは、上司が様子を見ながら作業を分散するのが得策です。本人がタスクを複数抱えている場合、「その人にしかできないこと」を残し、「他の人でもできること」を他の人に回してあげましょう。
また、本人が頼めない（頼まない）理由もあります。
「人に頼むより自分でやった方が早い」という感覚があるから他の人に出さないのです。こういう人は忙しくなればなるほど「自分でやった方が早い」が加速し、悪循環に陥ります。
これは人に頼めなくてキャパシティが狭い部下の特徴的な思考です。このパターンの部下は目前のことしか視野に入っておらず、未来を見通せていないのです。
一般的に言って、提出した成果物に対しては何かしら修正が入ると考えるのが妥当です。そしてこのような修正が重なってくると当初の予定通りに仕事が回らず、結果的にキャパオーバーになるのです。確かに人にものを依頼するのは、コミュニケーションの手間など面倒なことがあるかもしれません。しかしあらかじめ人に頼んでおけば、ゆくゆく修正が重なった時に全て自分に降りかかることを防ぐことができます。
部下が人に依頼できない時、キャパオーバーになっている時というのは、「もう手遅れ」となってから、やっと上司へのヘルプが出てくるものなので、上司がリスクを事前に把握する仕組みを作っておく必要があります。
Playthの「ユーザー別稼働状況」を見ると、同じチーム内でどのメンバーの業務時間が長いかが一目で分かり、早いタイミングで負荷を把握することで、キャパオーバーのリスクを事前に抑えることが可能です。
DXの活用による業務負荷リスクの軽減をご検討の場合はお気軽にご相談ください。
＞次回は部下のキャパシティが狭い原因その③「タスクの優先順位がつけられない」について解説します。
