NEWS ABOUT Solution WORKS TEAM BLOG お問い合わせ JP EN

悩める上司へ~キャパシティが狭い部下への3つの処方箋~1/3

うさぎとカメ

「部下のキャパシティが狭い・・・」そんな悩みを持つ上司は多いのではないでしょうか。

「もっとお願いしたいことがあるんだけど、すでにパンク状態・・・」
「ちょっとイレギュラーな出来事があるとすぐにキャパオーバーしてしまう・・・」
「その業務量で残業するとかある?」
などなど、色々と心の声が聞こえてきそうです。
とはいえそんな部下も、さぼっているわけでも大げさに忙しいフリをしているわけでもないのです。そこには上司からは見えにくい様々な原因が存在しています。
その中で主要なものが以下の3点。

① 仕事のスピードが遅い
② 頼まれたら断れない
③ タスクの優先順位がつけられない

これらは能力の問題ではなく、工夫すれば改善できるものがほとんどです。
ここでは、全3回に分けて、各ケースへの対処法を挙げていきます。

① 仕事のスピードが遅い

一口に「遅い」といっても、マウスを動かすスピードやタイピングが遅い、といった基本技術的な要因のせいではありません。たとえそうだとしても、それらは入社して半年もすれば解決する問題でしょう。では、本人のもともとの能力が低いのでしょうか?いいえ、ごく一部のケースを除けば、上司と部下の潜在能力はそれほど大差があるわけではありません。

それではなぜ上司と部下でそこまでスピードに差がでるのか・・・

部下の仕事のスピードが遅いのは、悩みや迷いが原因になっているケースが多いのです。道に迷うのと同じで、まっすぐ進めばいいところを、右や左に寄り道してしまったら、ゴールにたどり着くのが遅くなってしまいます。その点、経験豊富な上司は迷いや悩むポイントが少なく、もし迷いそうになっても今までの経験から自分で解決策を見つけ出して早いタイミングで軌道修正することができます。

そう、上司と部下の差は走るスピードの違いではなく、「迷いによる走行距離」「悩みによる停止時間」の違いなのです。

マイルストーン

部下の迷いや悩みを解消するには、上司がマイルストーンを細かく割り振ってあげることが重要です。一つのマイルストーンから次のマイルストーンまでの距離が短ければ、その間に迷う可能性が減るからです。逆に今の地点から遠すぎて見えない地点に次のマイルストーンがあれば、迷う確率は上がってしまいます。
慣れるまではマイルストーンやチェックポイントを細かく指定したうえで走ってもらい、慣れてきたら少しずつ間引いていけば、徐々に自分で判断できるキャパシティが増えていきます。

特に注意しなければいけないのはテレワークでの業務。どうしても部下が迷ったまま、悩んだまま放置されがちになりますので、コマメに1on1ミーティングを実施することが大切です。とはいえ、「何かあった?どうしたの?」といった漠然とした質問では、キャパオーバーで頭の中が整理されていない状況の部下から明確な回答を引き出すのは難しいでしょう。

DXツールなどを駆使してプロジェクトでの部下の行動をデータ化・可視化し、その中で気になったポイントについて具体的に質問します。

個人稼働推移

何のプロジェクトに何時間使っているかが日ごとにわかれば、急に時間を使い始めているプロジェクトで迷っている可能性があります。

業務内容分析

さらにどのような作業で時間がかかっているかまで深掘りできれば、事前に部下の状況をかなり把握したうえで相談に乗ることができます。

備えあれば患いなし。

DXツールなどを利用して日頃から日報を付けていれば、問題を分析して部下の状況をキャッチアップし、成長に貢献することができるのです。経営的な視点から見れば、部下のマネジメントを上司の力量に委ねるのではなく、こういったツールを利用することでマネジメントの底上げをすることができます。

部下の迷いや悩みに早く気付くことが、チームのリスクを抑えることにつながります。スパイスワークスでは業務効率化DXツール「Playth(プレイス)」のワークログ機能を使って、リアルタイムでの業務のデータ化を実現しています。お気軽にご相談ください。

次回は部下のキャパシティが狭い原因その②「頼まれたら断れない」について解説します。