其の四十五：中身は薄めず効率化、オンライン会議運営のコツとは？
【マンガで学ぶWEBディレクション講座】
大手草履問屋 伊勢屋からのWeb制作コンペへ向けて準備を進める、スイスイディレクターのミネアサヒと、その部下で七転八倒ディレクターの新之助。アイデア出しのブレストで成果を出した新之助だが、オンライン会議の手際はいまひとつの模様…
～ディレクターの進行管理篇～
テレワークの浸透に伴ってオンライン会議の便利さは幅広く理解されるようになりました。しかし便利さの反面、会議ばかりでお疲れの方も多いのではないでしょうか。
実際、オンライン会議に費やされる時間は増え続けています。マイクロソフトが「Microsoft Teams」の利用時間を調べたところ、2021年2月は前年同月に比べて2.5倍にまで増加したことがわかりました。（The Next Great Disruption Is Hybrid Work—Are We Ready?）
会議時間が増えているということは、会議の効率化が業務全体に与える影響も大きいということになりますね。でも、リモートワークだからこそ話し合うべきことはしっかり話し合いたいもの。会議の中身を充実させながら効率的に運営するにはどうすればいいのでしょうか。
そのポイントをご紹介しましょう。
＜1＞アジェンダを用意する
事前のアジェンダ共有は、スムーズな会議の基本of基本です。「何がゴールか」を明確にしておきましょう。ここで手を抜くと、大事なことを話し忘れたり、途中で脱線した時に元に戻れなくなってしまうので要注意です。
＜2＞必要な人だけ招集する
アジェンダの内容に応じて、本当に必要な人だけを会議に招集しましょう。一応聞いておいてもらいたい人を呼ぶのは、その人の工数を無駄遣いすることになってしまいます。後で議事録を共有するのがスマートです。
ちなみに私のチームでは、出席しているのに発言しない人も次回から招集しないことにしています。黙って会議に出ているより自分の作業を進めてもらい、会議の内容は議事録で共有したほうが、お互いにとっていいことですからね♥
＜3＞時間通りに始める
もし誰か1人が会議に遅れ、3人のメンバーが10分待てば、工数としては10分×3人分＝30分の時間を無駄にすることになってしまいます。遅れた人を待たずにどんどん始めることにしましょう。
遅れて入ってきた人に対しては、お小言もフォローの説明も不要です。場の雰囲気を悪くしたり話を止めたりするのも効率低下の原因ですからね。このやり方を続けると、遅れる人は自然と少なくなりますよ。
＜4＞資料は事前に準備する
会議が始まってからスプレッドシートを開いたり、解析ツールの数字を追ったりしていては、みんなの時間がもったいないですよね。話すための調査・資料作成は事前に済ませ、会議ではまとめたものについて話し合う場にしましょう。
＜プラスα＞今日の「うなずき役」を決める
会議の最中に誰か一人「うなずき役」を担当すると話し手がスムーズに話せるのでおすすめです。他の聞き手は基本的にミュートし、うなずき役のみ常時ミュート解除で合いの手を入れる形にすると、声のかぶりを避けられます。
みなさん大人ですから、ルールを決めて実行すれば会議の質も良くなっていくはずです。新之助さん、オンライン会議の運営にもWebディレクターの手腕が問われていますよ〜♪
(^^♪ 次回：社内でのオンライン会議は参考になったかの？次回は社外遍ぞ ＞＞
