#41 経理担当者必見！請求漏れを防ぐ「仕組み」づくり
せっかく案件担当者が頑張ったプロジェクトが終了しても、肝心のクライアントへの請求が漏れてしまったとしたら・・・
プロジェクトに携わったメンバーの苦労が水の泡になってしまうのみならず、何よりも会社の売上に影響してしまいますよね。
大きな金額の請求はそうそう漏れることはないにしても、少額だった場合は、ひょっとしたら漏れる可能性があるかもしれません。
決算期に年間の売上を見直していて「あれ、おかしいな？毎月送っているはずの〇〇案件の請求が、1件出ていない・・・」と気づいた時には、既に相手先の会社の経理処理や決算の締め日をとっくに過ぎていて、もう後の祭り・・・という事態にもなりかねません。
かといって、忙しい案件担当者に「△△さん、〇〇案件の見積、その後どうですか？金額は確定しましたか？請求はいつごろになりそうですか？」と、逐一確認してばかりでは、本人にとっては業務の妨げ以外の何物でもありません。
売上管理・経理担当者にとっては、業務を進める上で、請求漏れを防ぐ「仕組み」を確立することが重要と言えます。
とはいえ、人が注意しても限界があります。ダブルチェックを実施して、それでも抜けが発生すればトリプルチェック！？・・・と、これでは人的工数がかさむばかり・・・
そこで重要なのがDX化。DXシステムを利用すれば、システムで請求漏れを防ぐのも難しくありません。
DXによって請求漏れを防ぐには様々な方法がありますが、弊社では工数管理DXの日報登録機能を有効に活用しています。
この日報登録システムには様々な状況を通知してくれる補助機能があり、弊社ではそのうちの一つを利用して請求漏れを防いでいます。
その機能は、一定期間誰も日報を登録していないプロジェクトがあると、通知してくれるというものです。具体的には、一定期間誰も日報を登録していないプロジェクトについては、「●●案件は長期間使用されていません」というアラートのメールが届くようになっています。この通知はプロジェクトの状況を「完了」または「失注」などに変更して、プロジェクトを終了するまで実行されます。
弊社ではプロジェクトの請求を行った時点で「完了」にするというルールを設けていますので、これにより、プロジェクトは終了しているのに、その後の請求を忘れてしまう・・・という事態を防ぐことができるのです。
日々、何本ものプロジェクトを同時進行で進めているような多忙な案件担当者にとっても、「いけない、■■案件の請求金額のやりとりがクライアント側で止まっていたんだった！」というような「うっかり」が防げて安心です。
プロジェクト担当者だけでなく、売上管理・経理担当者にも役立つ機能が備わった工数管理アプリ「Playth （プレイス）」。お気軽にご相談ください。
