ディレクターは色々な人達とチームを組んでプロジェクトを進めますが、ディレクター同士の関わりというのは意外に少ないものです。

しかし、各ディレクターが持っているノウハウがせっかくあるのだから共有して成長につなげたい。

そんな想いから、ディレクターが集まって「対話」という形式をとって各自の課題を解決していこうということになりました。

そして実際に個々のいろいろな課題を出していくと、その多くがディレクターに共通したものだということがわかりました。

せっかくですので、みなさまにも共有させていただきます。

 

初回はメンバーAから出たこちらのお題。

 

「ついつい目の前のことに手をつけてしまい、色々なことが後回しになってしまう！」

 

 

特に多くのプロジェクトが同時並行している繁忙期には誰にでも起こりがちなことです。

 

まずメンバーBから一つ目の解決策が提案されました。

解決策①
「自分の作業よりも人を動かす作業を優先させる。」

 

 

これは私も重視している考え方です。
自分が動けば一人の手だけど、先に指示を出せば二人の手を同時に動かせる。
同時に何人の手を止まらせずに効率的に動かし続けるかはディレクターの腕の見せ所。

それがプロジェクトの進行に大きな影響をもたらします。

 

メンバーAより反論です：

それは確かに重要だけど、おれっちみたいにスープァ～忙しいとさ、人を動かす内容だけでも重なっちゃうんだよね。そもそも。

そうじゃない？

 

そこでメンバーCより一案。

解決策②
「2分でできるタスクはすぐに完了させる。」

 

メンバーA：
でもさ～、おれっちスープァ～忙しいのよ。
そうするとこんな感じよ。

メールで資料を送ってもらったので確認してすぐ返答しなきゃ。
これは確かに2分でできるよね。
でも、確認しているうちに別の人から企画内容への質問が来て、そちらに返答する内容を検討するのよ・・・そしたらその間に社内チャットでデザイナーから質問が来て返答してさ～。

「そういえばメール途中だった。」ということで企画内容への質問にあわてて返答。
そして一つ前に送られた資料のメールの存在はどこかへ・・・

↓

しばらくお仕事

↓

夜になって落ち着いたタイミングでメールを見返すと、送られた資料のことを思い出す！
そして受け取った資料を確認したら・・・欲しいものと違っていた！！！

でもすでに21時。担当者は帰ってしまった・・・。

こういうスープァ～なケースはどうすればいいの？

 

確かに忙しいときはこういうことになりがちです。

 

 

そこでメンバーBから。

解決策③
「１日のうちメールは見ないで作業に集中する時間帯をつくる」

 

一つのことに集中し、その間は他の連絡が入ってきても思い切って一定時間無視します。（いえ、一旦置いておきます）

もちろん、先方が帰ってしまう、会議に出てしまうなど時間的な都合もあるので、
メールをこまめにチェックしなければいけない時間帯もあります。

ポイントは一日中まんべんなくメールをチェックするのではなく、作業に集中する時間とメールを気にすべき時間を決めておくことです。

これを意識することで、Aさんのような「作業の渡り鳥状態」を減らすのに有効です。

 

メンバーA：
なるほど、そういう割り切りはおれっちも好きだな。
なんつーか、男らしいっていうのかな～。

 

そしてメンバーCからもう一案。

解決策④
「とにかく短時間の作業でもタスクに登録。一日何度か優先順位を見直す時間をつくって並べ替えをする」

 

多くの仕事を抱えている人は、ほとんどタスク管理を行っていると思います。
しかし、せっかくタスクは管理できているのに、そこに「優先順位」をつけられていない、あるいは優先順位を検討する頻度が少ないと、タスクはただの「備忘録」になりがちです。

これでは作業効率の向上にはつながりません。

短時間のタスクでもこまめに登録することで、Aさんのように短いタスクが複数重なることによってタスクを落とすケースを減らすことができます。

また、タスクを一元管理することも重要です。
タスクがメールやチャット、その他のツールにバラけていると、それぞれに入っている全てのタスクについて頭の中で優先順位をつけながら作業しなければいけなくなります。

それではタスクの優先順位を覚えておくだけで脳のメモリーが消費され、作業に集中できなくなってしまいます。

タスク管理を有効に行うことで集中力にも影響するのです。

 

メンバーA：
なるほど。スープァ～！

 

Aさんのために一つ付け加えると、上記①から④を実行したからといって、魔法のようにタスクを消化できるわけではありません。

能力の限界がありますので・・・・。

消化しきれないタスクが翌日に残ってしまうことも多々あります。

 

 

とはいえタスクの優先順位が明確になっているので、翌日に残してはいけないタスクを気づかずに残してしまい、命取りになるケースは減らすことができます。

そしてなにより、頭の中が「ごちゃごちゃタスク」のまま帰宅するよりも、ぐっすり眠りにつけるのではないでしょうか。

 

【　追記：タスク管理ツールについて　】

タスク管理のツールについてはみなさまいろいろなアプリケーションを利用された経験があるかもしれません。

今回の参加メンバーにヒアリングしたところ、やはり各自タスク管理用のアプリケーションを利用していたようですが、最終的に並び替えが簡単なテキストエディタ系（エバーノート等）に落ち着いたという意見が多数を占めました。

いろいろなタスク管理ツールを使って最終的にテキストエディタに落ち着いているのは私だけかと思っていたのですが、そういう人が多かったのは意外でした。

また機会があればディレクションについてのお悩み相談を共有させていただきます。

※本文は実際の対話の内容に脚色を入れています。