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#51 スパイスワークスが実施したフルリモートの実現方法

oオフィス移転

スパイスワークスは、2020年4月の緊急事態宣言発令時から全社テレワーク体制に移行し、最終的にオフィスも返却しました。職種はエンジニア、デザイナー、ディレクター(プロジェクトマネージャー)。契約形態は正社員、契約社員、業務委託まで全般にわたり、週5日のフルリモートワークを実施しています。テレワーク開始から2年以上が経過した現在では、すっかりフルリモート体制が定着しました。
ここでは、弊社がどのような形でフルリモート体制を実現してきたかを、具体的に紹介します。


  1. 登記・郵便物・プリンター
  2. ファイルサーバー
  3. 電話・FAX
  4. 契約書・請求書などの書類
  5. 会計ソフト
  6. VPN
  7. 会議・コミュニケーション
  8. 勤怠管理
  9. 交通費・リモート手当
  10. ソフト面での対応

 

 

登記・郵便物・プリンター

2022年4月に事務所を解約し、一部機能をコワーキングスペース(WeWork)内に移転しました。現在、登記や郵便物の受け渡しなどはすべてコワーキングスペースの所在地となっています。
一部出勤を希望するメンバーはコワーキングスペースに出社し、来客や打ち合わせがある場合も、コワーキングスペース内の会議室を利用します。
また、社内で共有したい書類や封筒・文具等は、コワーキングスペース内の鍵付きのロッカーに収納しています。
プリンターも備わっているので、以前のようにカラー複合機をリースする必要もありません。印刷費用は一定枚数分まで家賃に含まれており、カウントが超過した場合はその分を支払います。
以前のオフィスではカラー複合機をリースし、常時利用するわけではない会議スペースも常時確保していたので、その分のコストは削減されています。

 

 

ファイルサーバー

テレワーク以前から、社内のサーバをGoogleドライブへと移行し、管理しています。各プロジェクトのディレクトリーにはアクセス制限をかけ、社内といえども自分が関わるプロジェクト以外は情報の閲覧ができないようにしています。

 

 

電話・FAX

テレワーク以前からメンバーにスマホを配布し、クライアントとの電話対応は担当者が直接スマホで行うスタイルにしています。メンバーの名刺にも、代表電話ではなく携帯番号を記載していますので、電話の取り次ぎによる余計な手間がありません
代表電話は電話応答代行サービスに繋がるよう設定しました。代表電話にかかってくる電話は9割以上が営業電話ですので、営業電話への対応時間が削減された分、集中力を削がれる機会も激減しました。
FAXは「必要ない」という判断で廃止しました。

テレワークで1 on 1 ミーティング

 

 

契約書・請求書などの書類

書類は全てデータ化してペーパーレスにしたい!・・・と考えていましたが、調べてみたところ書類の種類によって紙保存が推奨されているものもあるため、必要書類についてはトランクルームをレンタルし、小型のコンテナに整理して保管しています。
使用していないPCやモニターなどもこちらに保管してあります。

 

 

会計ソフト

従来は、会計ソフトのサーバは社内にありましたが、事務所の移転を前に、AWSへ移行しました。
ハウジングや会計ソフトのクラウド版への移行も検討しましたが、コストアップが見込まれたため AWS を選択しました。さらに AWS EventBridge を使い、業務時間外や週末はサーバを停止するように設定することで、コストを削減することができました。

 

 

VPN

業務上、プライベートネットワーク接続ができることが条件でした。
出社していたころは社内からVPN接続していましたが、プロバイダのVPNサービスを利用することで、各自の自宅スペースから、VPNアクセスを可能にしました。

 

 

会議・コミュニケーション

会議・打合せでは、 ZOOM や Google Meet を活用しています。とはいえリモートワークのデメリットとしては、放っておけばコミュニケーションが希薄になり、それが原因で問題が発生する可能性があります。ツールの問題よりもテレワークにフィットしたコミュニケーション方法に見直す必要があります。

在宅勤務ではメンバーが一人で迷ったり悩んだりしてしまう可能性が高くなるので、 1 on 1 ミーティングが欠かせません。雑談中心のものではなく、定期的にメンバーが抱えている業務の状況を確認します。
1 on 1 ミーティングの際には自社開発の工数管理アプリ「Playth」のワークログ機能が役立っています。各個人のワークログを画面共有しながら、想定以上に時間がかかっているプロジェクトについてはその原因を確認・アドバイスしたり、業務時間が長くなっている場合はリソース配分を再検討するなど、プロジェクトの効率化や人材育成・労務管理に役立てています。

ユーザー一覧と個人詳細

顧客とのオンライン会議(打合せ)については、事前に社内会議を設定して、アジェンダや、打ち合わせまでに各自が準備する内容を決めています。出社時のように社内で気軽に声をかけて相談できる環境ではありませんので、このような事前準備が必要になります。また打合せ後にもラップアップ会議を設定して、内容のまとめや今後のアクションプランを共有するようにしています。

日常のやりとりはチャットツールを利用しています。メールや音声通話だと敷居が高いので、社内連絡はほとんどチャットでリアルタイムにやり取りしています。

 

 

勤怠管理

自社で開発した、出退勤が記録できるアプリを活用しています。
上記アプリでは出勤・退勤・外出・戻りの打刻が主な機能ですが、「Playth」のワークログ機能で実際の稼働に即した日報登録を行うことで、リモート体制にフィットした労務管理が可能となっています。

 

 

交通費・リモート手当

在宅勤務となったため交通費はかからなくなりました。
出社にかかる交通費の代わりに、リモート手当を一定額支給しています。

リモート手当

 

 

ソフト面での対応

パンデミックの影響が収まり始めた頃から、出社やハイブリッドに戻る企業が増えています。

この原因の多くはコミュニケーション。縦割り分業型の組織構造の場合は、同じ空間で手軽にコミュニケーションできた方が有利なので、多くの大手企業が出社に戻るのも仕方のないことかと思います。

逆に、個別に集中する時間が多いクリエイティブ業務の場合は、テレワークの方が集中できます。

弊社では働き方もテレワーク向けに最適化するように調整しています。縦割り分業から、一人が対応できる範囲を広げ、各自が自分の専門分野であるクリエイティブ業務を中心として、その周囲の分野もフレキシブルに担当できるよう、業務の枠を広げてきました。

分散型自律組織

これによって自律分散型のプロジェクト進行が可能となり、縦割り分業の非効率化というテレワークのデメリットを解消でき、集中力の向上とクリエイティブ業務の効率化というテレワークのメリットを活かすことで、さらに効率を高めています。

これを実現するために重要なことは、各自が自分でプロジェクトマネジメントできる能力を有することです。スパイスワークスでは、このためにプロジェクトマネジメントにおける業務プロセスを明文化し、それを実施できているかを評価制度に組み込んでいます。またプロジェクトマネジメント手法をマンガ形式でわかりやすくドキュメント化して、ブログでも公開(戦国WEBディレクション講座)してきました。

このように、ハード面を整えるだけでなく、各メンバーのスキルセットなど、ソフト面でもテレワークにマッチした組織に変容してきたことが、弊社でフルリモートがうまく運用できている要因でもあると考えています。

いかがでしたか?
組織のリモート化を進めるにあたり、弊社の取り組みが参考になれば幸いです。