其の四十七：ダラダラ厳禁！ 確実に前進する定例会議のつくり方
【マンガで学ぶWEBディレクション講座】
大手草履問屋 伊勢屋からの依頼によりWeb制作の企画を進める、スイスイディレクターのミネアサヒと、その部下で七転八倒ディレクターの新之助。ミネアサヒは、クライアントとの会議をうまく進めるには事前のロールプレイングが効果的であることをアドバイスした。しかし、新之助には他にも悩みがあるようで……
～ ディレクターの進行管理遍 ～
ダラダラ開催する定例会議ほどもったいない時間はありません。毎回確実に進捗させるために、ここまで学んだオンライン会議のコツをフル活用しましょう。今回は隔週でクライアントとチームメンバーが参加する会議を想定して、ポイントをまとめてみました。
＜オンラインで定例会議を実施する際のポイント＞
1.ラップアップミーティング
2. 中間ミーティング
3. ロールプレイング
4. 一括スケジューリング
順番に見ていきましょう。
＜1＞ラップアップミーティング
＝定例会議後、メンバーがすぐ動ける状況をつくること
これは「其の四十三：メンバーの意識を離さない！ 打ち合わせ直後のアレ」でもご紹介した内容です。
会議終了直後にメンバーが集まってミーティングを行い、
① その日の打ち合わせ内容を整理する
② 誰が何をやるか、各自の次のアクションを明確にする
ということでしたね。
メンバー各自にやるべきことを理解してもらい、タスクを放置させないことが目的です。やるべきことが明確になれば、自ずと次回定例会議のアジェンダも確定されます。
あらかじめ、定例会議直後にメンバー向けの会議URLを用意しておくとスムーズです。
＜2＞中間ミーティング
＝定例会翌週に進捗を確認すること
定例会議と次の定例会議の間に、社内の中間ミーティングを実施しましょう。各自の進捗を確認し、修正を入れたり、抜けがないかをチェックします。直前になって「間に合いません」…という事態は、仕組み的に防止するのが一番です。
＜3＞ロールプレイング
＝定例会直前にチーム内でリハーサルをすること
前回ご紹介したように、クライアントとの会議の前にはチーム内でロールプレイングを行います。アジェンダの各項目について、誰がどう話すのか、また質問の種類別に誰が答えるのかを明確にしておくことで、会議運営がスムーズになります。
＜4＞一括スケジューリング
＝これらの流れをセットにしてスケジュールを組むこと
以上のように、定例会議1回あたり3回のチーム内ミーティングが必要になります。ミーティングごとにスケジューリングしていては効率が悪いので、定例会議の予定を入れると同時に、3回分の予定をセットで決めてしまいましょう。習慣的に行えば、他のメンバーも都合を合わせやすくなります。
オンラインで確実に仕事を進めるなら、これくらいしっかりと準備が必要なんですね。その分、進捗はちゃんとついてきますから、新之助さんもまずはポイントを押さえるところから始めてみてくださいね！
(^^♪ 次回：その企画が薄っぺらな原因はきっとコレ！！＞＞
