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簡単にできる時間の作り方

自分が請け負った案件を、8時間という限られた時間の中でやりくりしているのですが、
ここ数か月、気が付くと、「時間がない…」と、呟くことが多くなっていることに気が付きました。

やっている案件はそこまで多くない。にもかかわらず、うまく時間を作れない。
時間が作れないから、作業がどんどん積みあがっていく…
そんな悪循環から抜け出すべく、
「どうやったら時間が作れるのか。しかも簡単に…!」
を、私なりに探ってみました。

 

まず、自分に何が起きているのかを把握する

時間が作れなくなっている原因が自分の中にあると考え、
そもそも自分に何が起こっているのかをまとめてみました。

日々の担当案件に加え、大きく分けると5つ。
この中から、改善したら10~20分くらい時間を作ることができそうな対策を考えます。

①電話対応    
②メール対応   →受信メールチェック(返信対応)
③チェック対応  →デザイン、更新等のチェック&納品等
④資料&見積作成 →主に構成案、進行案件の御見積作成等
⑤外注対応    →アサイン業務から連絡などのやりとり、チェック等含む

 

その①:「タスクシフト」で時間を区切る

いろんな作業が重なると、各項目に対して「使える時間」を設定することがおろそかになりがち。
そのままずるずると限られた時間を使ってしまいます。
集中すると時計すらも見ることを忘れてしまうため、洗い出したタスクのおおよその作業時間を設定し、
あらかじめアラート(またはカレンダー登録)を設定し、作業を行うことにしました。
※試してみたところ、10~20分くらいは時間の確保ができるようになりました

 

その②:「一時停止リマインダー」で脳を落ち着かせる

多量の案件(または予想外の依頼)を受けると、混乱することはありませんか?
予想外な依頼が舞い込み、「タスクシフト」での管理が崩れる。または混乱しそうな時、
「一時停止マーク」を見て深呼吸する方法です。
「混乱している自分を落ち着かせる」「自分を客観的にみる」ことができるようにするスイッチみたいなものなので、
「一時停止マーク」なくても、天井を見て深呼吸したりでもいいかと思います。

「たくさんきた!でもこれもある!!どうしよう!!!」
と、叫びそうになった時は、一時的にスマホの待ち受け画面を見て、まずは落ち着く。今持っている作業を洗い出し並べてみる。
という癖をつけています。
※よく混乱する私にとっては、一時的にでも落ち着くことで、作業順番の狂いが少なくなりました

 

結果:「20分前後」の時間を作ることに成功した

結果的に、以前よりは20分前後ほど(うまくいけば30分程度)作業時間を短縮でき、他の作業に回すことができています。
一番活躍しているのは「タスクシフト」。
「タスクシフト」を行うためには、「タスクの洗い出し」が必要不可欠なので、
以下ループが、うまく機能してきた感じがします。

自分が持っている案件を全て書き出す

「タスクシフト」で時間を区切る(作業順番を決める)

追加案件がきたら洗い出し、順番を決める

上記を実行しつつ、予想外の案件が降ってきたら「一時停止リマインダー」で落ち着き、
案件を整理して「タスクシフト」で時間を区切る(作業順番を決める)。
作業効率も前より回っている実感と、何より、頭の中が以前より整理できている感覚があります。

 

私にとっては、この2つの方法が自分にあっていた。というだけで、時間を作ることに成功しました。
ご紹介した以外にも、時間を作れる方法はたくさんあるかと思います。
時間の作り方は、人によってそれぞれ異なるかと思いますので、
是非、自分にあった方法で、時間を作ってみてください。

【参考文献】
週40時間の自由をつくる 超時間術: メンタリストDaiGo (著)
マルチタスクが脳に及ぼす悪影響とは? 4つのデメリット:https://studyhacker.net/columns/multitasking-syussedekinai

酒主 聡子
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