簡単にできる時間の作り方

自分が請け負った案件を、8時間という限られた時間の中でやりくりしているのですが、
ここ数か月、気が付くと、「時間がない…」と、呟くことが多くなっていることに気が付きました。

やっている案件はそこまで多くない。にもかかわらず、うまく時間を作れない。
時間が作れないから、作業がどんどん積みあがっていく…
そんな悪循環から抜け出すべく、
「どうやったら時間が作れるのか。しかも簡単に…！」
を、私なりに探ってみました。

まず、自分に何が起きているのかを把握する

時間が作れなくなっている原因が自分の中にあると考え、
そもそも自分に何が起こっているのかをまとめてみました。

日々の担当案件に加え、大きく分けると5つ。
この中から、改善したら10～20分くらい時間を作ることができそうな対策を考えます。

①電話対応　　　　
②メール対応　　　→受信メールチェック（返信対応）
③チェック対応　　→デザイン、更新等のチェック＆納品等
④資料＆見積作成　→主に構成案、進行案件の御見積作成等
⑤外注対応　　　　→アサイン業務から連絡などのやりとり、チェック等含む

その①：「タスクシフト」で時間を区切る

いろんな作業が重なると、各項目に対して「使える時間」を設定することがおろそかになりがち。
そのままずるずると限られた時間を使ってしまいます。
集中すると時計すらも見ることを忘れてしまうため、洗い出したタスクのおおよその作業時間を設定し、
あらかじめアラート（またはカレンダー登録）を設定し、作業を行うことにしました。
※試してみたところ、10～20分くらいは時間の確保ができるようになりました

その②：「一時停止リマインダー」で脳を落ち着かせる

多量の案件（または予想外の依頼）を受けると、混乱することはありませんか？
予想外な依頼が舞い込み、「タスクシフト」での管理が崩れる。または混乱しそうな時、
「一時停止マーク」を見て深呼吸する方法です。
「混乱している自分を落ち着かせる」「自分を客観的にみる」ことができるようにするスイッチみたいなものなので、
「一時停止マーク」なくても、天井を見て深呼吸したりでもいいかと思います。

「たくさんきた！でもこれもある！！どうしよう！！！」
と、叫びそうになった時は、一時的にスマホの待ち受け画面を見て、まずは落ち着く。今持っている作業を洗い出し並べてみる。
という癖をつけています。
※よく混乱する私にとっては、一時的にでも落ち着くことで、作業順番の狂いが少なくなりました