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其の二十三:管理ドキュメントは交渉カード

【マンガで学ぶWEBディレクション講座】

其の二十三:管理ドキュメントは交渉カード

大手呉服屋の美濃屋からウェブ制作の相談を受けたスイスイディレクターのミネアサヒと、その部下で七転八倒ディレクターの新之助。心配していたデザイン提案を何とか乗り越え、これから実装のフェーズへ入ろうとしていた。しかし、新之助はクライアントからの連絡に一喜一憂する日々が続いている…

登場人物紹介

~ディレクターの顧客対応篇~会話:必用な素材と期限はドキュメントにまとめておらんのか?

ディレクターつや姫のワンポイントアドバイス

今日も殿を怒らせてしまいましたね。。。

デザインが決まった後の実制作では、各ページに配置するための写真・社長あいさつや製品紹介のテキストなど、各種の素材が必要になりますね。それらを集めるのもディレクターのお仕事です。

単純に素材集めといっても、クライアント社内での手配に時間がかかり、遅れることも少なくありません。しかし、だからといって納期が伸びることはなく、制作側に皺寄せがいってしまう…という状況に心当たりのある方も多いのではないでしょうか (^^;

そうならないために、こうした一覧表で必要な素材を管理し、クライアントにもわかるよう共有することが大切です。

素材管理表

素材管理シートのサンプル

素材の名称、掲載ページ、ファイルの種類、期限等の情報をリストアップし、提出されたらチェックしていきます。ポイントは、これをクラウド等でクライアントと共有することです。これなら現在どの素材が足りないのか、すぐに話を共有できますね。

この方法にはもう一つ利点があります。

このようにあらかじめ必要な素材と期日を明確にし、クライアントと合意しておくことで、素材が遅れた際に納期を調整するための交渉材料にすることができるのです。

「今週末期限の素材がそろわないようでしたら、このページの仕上がりも遅延した分先送りになってしまいますので、どうにか期限内のご用意をお願いいたします。」

と伝えれば、単に口頭で「作業が間に合わないのでどうにかお願いします。」というよりも合理的で説得力がありますよね。事前に伝えることで、素材が遅れた際の交渉もしやすくなります。ディレクターにとって重要な要素、「交渉力」の強力なカードになるわけです。
逆に事前に手を打たずに、素材を受け取ってから「素材が遅れたので納期も遅れてしまいます。」と言っても「だったら先に言ってよ!」となってしまいます。

交渉力って、トーク力や押しの強さではないんですよ♥
状況を客観的に示す資料をそろえて、良い関係性を保ちながらお互いの合意点を探していけるのがプロのお仕事です。

とはいえ、本来のディレクターの力量はここから。素材が遅れたなら柔軟に工程を再検討して、可能な限り納期に間に合わせる方法を考えましょう。クライアントの素材が遅れたにも関わらず納期を守ることができれば、ディレクターとしての信頼を向上できるはずです。
この場合も、きちんとドキュメントを用意し、共有しているからこそ信頼向上につながりますが、ドキュメントがなければせっかくの努力も理解してもらえないのです。

今回お話した素材管理表。このドキュメントを、納期を引き延ばす交渉力として使ってしまうのか、それとも素材が遅れてもうまく調整して信頼を勝ち得るために使うのか。スイスイディレクターを目指す新之助さまには是非後者を選択してもらいたいところです。

今日の教訓:交渉力は作れる!

(^^♪ 次回は実装中も重要!顧客の不安解消の秘訣を伝授するぞ >>