NEWS ABOUT Solution WORKS TEAM BLOG お問い合わせ JP EN

#49 なぜあの部下は日報を登録しないのか?

日報をつけない部下

「部下がなかなか日報をつけてくれない・・・」と悩む上司は多いでしょう。

結論から言ってしまうと、部下が日報をつけない理由は、組織が日報を活用できていないことにあります。

仕事のできる部下ほど「この業務はなぜ行うのか?どんな意味があるのか?」と、一つ一つの作業に対しての意味を考えます。ですから、日報を登録することに意味を見出せないのであれば、必然的に登録しなくなってしまいます。

昨今はバズワードとしての「DX」や「ビッグデータ」が叫ばれ、データを溜めることが目的となっているケースが少なくありませんが、溜めたデータを活用してこそ DX やビッグデータが意味を持つことになるのです。
日報についても同様で、登録には一定の時間を要するものですので、それを活用できていないのであればコストでしかありません。

日報データによるワーキングアナリティクス

日報データはプロジェクトの工数管理にとどまらず、メンバーの働き方分析にも有効に利用できます。うまく活用すればプロジェクトの利益向上や人材育成など、組織に対して重要な恩恵をもたらしてくれるものですので、是非有効に活用していただきたいと思います。

ここでは組織に蓄積されたデータを有効に活用するにあたり、重要なことを2点あげさせていただきます。

1つ目は「データを民主化する」ことです。

日報データを活用するといっても、一部の管理職だけが閲覧できる状況では現場のメンバーにその重要性が伝わりません。現場のメンバーも常にデータにアクセスでき、個々で自分なりの分析ができるようにしておく必要があります。(もちろん、時給などセンシティブな情報が含まれる場合もあるので、閲覧権限を設定して一部の情報については閲覧制限をかけるケースもあります。)

1on1

また、データの民主化と同時に重要なのが、

2つ目の「取得したデータを組織のコミュニケーションの軸とする」ことです。

定期的に行う1on1ミーティングでも、部下のここ1週間のプロジェクト対応の状況を、画面で共有しながら振り返ることができます。具体的な数値を共有しながら話せるので実のあるミーティングとなり、日報登録のメリットが実感できます。

テレワークの業務時間管理

さらに、プロジェクト終了後の振り返りでも、プロジェクト内での各自の稼働状況を見ながら、メンバー同士で話し合うことができます。プロジェクトの収支はもちろん、作業区分ごとの稼働バランスが時系列で分かり、問題点や改善点が見えてくるのです。

ユーザー&作業区分ごとの稼働状況

上記は一例ですが、このように、組織が日報データをうまく活用できれば、部下は日報をつけることの意味を理解し、また自分一人が日報をつけないことでデータに誤差が生じ、経営判断に支障が出るという危機感も共有することができます。

こういった環境が整えば、むしろ有能なメンバーほど積極的に日報を登録し、活用するようになるのです。

あとは人間ですので忘れることもあります。そこはリマインド機能を利用し、日報未登録時のメール送信などで、人の手を介することなく日報が継続的に登録される環境を構築することが可能となります。

弊社で開発・運用を行うDXアプリPlayth(プレイス)のワークログ機能でも、日報登録が滞ると設定したタイミングにメールで催促する仕組みが備わっています。また、個々の権限によって閲覧できる内容を詳細に制御することもできるので、データを民主化しつつ個々のプライバシーや尊厳を守ることが可能です。