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朝一の”これ”を変えるだけで生産性が劇的に向上する

朝一仕事

今回は効率的な仕事の進め方について、お話ししたいと思います。

まず始めに、みなさんは今日の午前中は何をしていましたか?

「朝出社してから、なんとなく目に付いた仕事から着手した」
「昨日のやりかけの仕事があるから、そこから始めた」
「メールやチャットをチェックしていたら、やらなきゃいけないことが出てきてそこから始めた。」
「午前中、・・・何をしていたっけ???」
………

毎朝こんな状況で仕事がスタートしていませんでしょうか?

なんとなく行き当たりばったりで一日をスタートさせるというのは、ありがちなことですが、これが効率の良いスタートダッシュと言えません。

もともと働き方改革は仕事の生産性を高めるための改革であり、単に業務時間を短くするだけのものではないはずですが、業務時間を短縮するために仕事の質や量が犠牲になっており、実質的には「働かない改革」になってしまっているケースが見受けられます。
これでは働き方改革によって日本の経済が弱くなる可能性すらあります。

生産性を上げるには行き当たりばったりの仕事を減らし、常にタスクの優先順位を最適化して今何をすべきか明確に意識したうえで業務を開始することが重要です。

クリエイターといえども昔のように「こだわり重視で残業続き」という仕事の仕方が認められない今、このような意識を持つことは大切です。

計画的に仕事を進められるようにするためにスパイスワークスが取り入れているのが、自社で開発した日報登録アプリ「Playth(プレイス)」のワークログ機能です。このアプリは単に一日の日報を登録できるだけではありません。

 

Playth_日報プレイ機能

これから開始する作業内容を選択し、「プレイ」ボタンを押すと、そのプロジェクトの日報登録がスタートします。「あの仕事もしなきゃ」「メールを見てみようか」「あの人に確認しないと」という色々なタスクを一旦置いておいて、スッキリした状態で一つの案件だけに集中できる仕様になっています。「停止ボタン」を押すと、記録をそのまま個人の日報に保存。他の作業に切り替える時はあらためてタスクを指定して 「プレイ」する必要があるので、今自分のすべきことが明確になり、自ら主体的にすべきことを決めたうえで業務に取り組むことができるので集中できるのです。今日手掛けた仕事内容がグラフィカルに分かるので、後で自分の業務を見直してタスク管理能力の向上につなげることもできます。

playth01_個人稼働推移

人の脳はマルチタスクに向いた構造ではないと言われます。マルチタスクが得意と言われる人は、多くのタスクを管理して今何をすべきか明確にしたうえで、その時その時に最も大切な一つの業務に集中できる人です。

Playth では「プレイ」機能を使ってリアルタイムで日報登録する方法と、「プレイ」機能は使わずにタイムラインにタスクを登録する方法があります。

お勧めは「プレイ」機能での日報登録。なぜならこの方法だと常にすべきことを明確にして業務を進めることが強制されるから。またこの方法だと、業務が終わった後にわざわざ日報登録の時間をとる必要もなくなります。

Playth_日報

「プレイ」機能を意識して使うことで必然的にタスク管理がうまくなり、マルチタスク化したタイミングでもうまく仕事を回せるようになります。