#33 日報をつけるのがめんどくさい2つの理由とその解決策
プロジェクトの収支管理などに重要な役割を果たす日報。経営判断のツールとしては重要ですが、現場で日々業務に追われているメンバーからすれば、ただ単に「めんどくさい作業」という扱いに過ぎない場合もあります。
日々の日報をつけるのが「めんどくさい」と思われる理由としては色々考えられますが、ここではよく耳にする2点を挙げてみます。
1.書く作業がめんどくさい
日報を書くタイミングの多くは業務終了後。やっと仕事が終わって、疲れているタイミングで書かなければなりません。1日を振り返ってみると、その日に何があったか、どんな仕事をこなしたか、思い出すのに時間がかかってしまうものです。
また、手書きの日報の場合だと、書くために出先からオフィスに戻らなければならない場合もあります。
2.書いている意味が見いだせないので、書く気になれない
せっかく時間を使って書いても、あとでそれを活用する機会がなければ書く気になれません。また、日報を上司に提出したとしても、特に反応がないと、上司がちゃんと日報を見てくれているかすら分かりません。
せっかく日報という仕組みを取り入れても、現場からもマネジャーからも喜ばれないものになってしまっては元も子もないのです。
そこで、まず1.の「書く作業がめんどくさい」の解決策を考えてみましょう。
〇こまめに記載する仕組みをつくる
1日の終わりに書くのではなく、1つの作業ごとにこまめに記載しておけば、疲れている時に書く必要がなくなります。「あれ、今日何やったっけ？」と1日を振り返るための時間と労力も要りません。
スパイスワークスで開発・運用を行っている日報登録アプリ「Playth」の「Play」機能を使うと、あらかじめ登録されている作業内容を選択して「Play」ボタンを押せば、リアルタイムで日報をつけることができます。しかも、あとから内容や時間を編集することも可能です。これによって日報登録の手間が省けるばかりか、事前に作業内容を選択することで目的意識をもって作業を実施するので、業務効率の向上にも貢献します。
もちろんクラウドシステムなので、場所を選ばず、どこからでも登録ができます。
次に、2.の「書いている意味が見いだせないので、書く気になれない」の解決策です。
〇1on1ミーティングで、登録内容を見ながら進行する
上司と部下の1on1のミーティングで、日報に登録した内容を見ながら話をします。
Playthの個人ページから「稼働プロジェクト」「稼働推移」を見ると、いま、どの作業に負荷がかかっているかが直感的に把握できます。上司に業務状況を確認してもらえるので、部下が自分の業務負荷を説明する際にエビデンスとして残せるのです。
「この案件、他の案件より時間がかかってるけど、何か問題が起こってるの？」と気づいた上司から、アドバイスをもらい成長するきっかけを得ることもできます。
登録された日報が直感的にグラフ化されていれば、上司と共有する際にも自らの業務を振り返る際にも有効に活用することが可能です。
日報というものはとかく「めんどくさいもの」という扱いになりがちですが、その多くはつけることが目的になり、活用されていないからではないでしょうか。それであれば優秀なメンバーこそ日報をつけなくなってしまうのは当然かもしれません。
組織として本当に日報が必要なのか改めて考え直し、必要であると判断したならばできる限り効率的に日報が登録でき、登録内容が活用されやすい形で可視化される仕組みに改善することが大切です。
当社で活用している Playth についてのお問合せなどはこちらからお受けしております。
