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テレワーク化で疲弊する部下を救うコミュニケーションとは?

テレワークで疲弊する部下

Microsoft社は、31カ国の3万人以上にインタビューし、自社ソフト「Microsoft365」のビデオ会議、チャット、Outlook(メール)などのコミュニケーションツールを分析した大規模な調査を行いました。

>Microsoft社「Work Trend Index

その結果、会議に費やす時間が前年の2.5倍、送信するチャットが45%も増加したということが分かったようです。

しかし、ここでリーダー職に就いている人と一般社員との間に認識の乖離があることが明らかになっています。

リーダーは「うまくいっている、成長している」と回答した人が61%に上り、リーダーではない人(意思決定権を持たない人)より23ポイント高い結果が出ました。そして部下、特にZ世代と呼ばれる若い世代が苦しんでいることが分かりました。

会議やメールなどのコミュニケーション自体は増えているにもかかわらず、50%の人がチャットで5分以内に返答をしており、39%の人が「疲れている」と回答しています。

今まではリーダーが社員に「やぁ、元気?」と声をかけ、それに答えてもらうことで重要なヒントを得られていました。例えば、何となく部下が疲れているな、などといったことに気づく機会がありました。

テレワークという状況下でコミュニケーションの数は多くあるものの、そのほとんどは構造化されておらず無計画。働く人々は、その場しのぎのコミュニケーションにプレッシャーを感じていると言えます。

そういった計画されていない会議をなるべく減らすためには、部下の状況、同じチームメンバーや個人の負荷をリアルタイムで把握することが重要です。

ユーザー別稼働集計

※ユーザー別稼働集計

テレワークの場合は相手の反応を直接見ることが難しいですが、DXを活用して稼働をデータ化すれば、リアルタイムでメンバーの状況を把握することが可能です。

当社では自社で開発した工数管理DXソリューションの「Playth(プレイス)」ワークログを利用して、どのメンバーにどのような負荷がかかっているのか、直感的なUIで閲覧しながらコミュニケーションをとることでテレワークを機能させています。

また「ユーザー別集計」機能では、誰が多く稼働しているかが一目で分かり、その結果から負荷分散を試みることができます。

「プロジェクト詳細」の画面ではリアルタイムでプロジェクトの収支が把握でき、どの工程に負荷がかかっているか、を確認することもできます。

プロジェクト収支・予実管理

※プロジェクトのリアルタイム収支

マネジャーが業務の流れを把握し、情報共有を行った上で会議すれば、いま注目すべき内容にフォーカスできると言えるでしょう。

ユーザー&作業区分ごとの稼働状況

※作業区分ごとの稼働状況

テレワークでコミュニケーションに関する負荷が上がっている今、こういったDXツールの活用によって状況をリアルタイムで把握することができ、無計画な会議やその場しのぎのコミュニケーションに追われることなく、業務を効率よく進めることができるのです。

テレワーク下でも負荷のかからないコミュニケーション方法をご提案します。お気軽にご相談ください。